準確可靠的環(huán)境監(jiān)測計量器具，不僅可以保證監(jiān)測數(shù)據(jù)的準確性、可比性，還為環(huán)境管理提供了有力的技術(shù)保障。因此，計量器具是保證環(huán)境監(jiān)測質(zhì)量的關(guān)鍵設(shè)備，而環(huán)境監(jiān)測計量器具和設(shè)備的購買、安裝調(diào)試、使用檢測，直至停用報廢都離不開檔案管理。江蘇省揚中市環(huán)境監(jiān)測站在購好、用好、管好環(huán)境監(jiān)測計量器具和設(shè)備的同時，切實加強了監(jiān)測計量器具和設(shè)備的檔案管理工作。   

　　一、編制質(zhì)量管理體系文件

　　《質(zhì)量手冊》是我站最高層次的質(zhì)量管理文件，為此我們在手冊中明確規(guī)定了站技術(shù)負責人應(yīng)指導(dǎo)檔案管理人員建立并保存對檢測器具有重要影響的每一設(shè)備及其軟件的記錄。記錄至少應(yīng)包括設(shè)備及其軟件的識別；制造商名稱、形式標志、系列號或其他唯一標志；對設(shè)備是否符合規(guī)范的核查；當前的處所；制造商的說明書，存放地點；所有校準報告和證書的日期、結(jié)果及復(fù)印件，設(shè)備調(diào)整、驗收準則和下次校準的預(yù)定日期；設(shè)備維護計劃，以及已進行的維護；儀器設(shè)備操作保養(yǎng)維護規(guī)程；設(shè)備的任何損壞故障、改裝或修理等。在此基礎(chǔ)上，我們還編制了《儀器設(shè)備的控制和管理》、《記錄和檔案管理》程序文件及《儀器設(shè)備操作規(guī)程》的作業(yè)指導(dǎo)書。程序文件著重對《質(zhì)量手冊》中規(guī)定的記錄內(nèi)容作了具體的要求；作業(yè)指導(dǎo)書主要編寫了儀器設(shè)備的詳細操作步驟、注意事項及設(shè)備環(huán)境條件的要求等。 

　　二、加大檔案管理硬件投入

　　站領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案管理硬件的投入，利用通風透氣性好(約80平方米)的房子建立檔案室，投資近4000元購置了統(tǒng)一標準的檔案柜，并設(shè)有兼職檔案員，要求檔案員每年至少參加1～2次省、市舉辦的檔案管理及計量培訓班的學習。在此基礎(chǔ)上我站購置了6000多元的檔案軟件，配置了專門用于檔案管理的電腦和打印機。目前我站的檔案管理已經(jīng)做到標準化和現(xiàn)代化。

　　三、強化計量器具和設(shè)備的檔案管理

　　1.管理要求方面
　　我站先后制定了一系列檔案、計量器具和設(shè)備的管理措施。要求管理人員不斷提高自身水平，特別是現(xiàn)代化管理水平。人員調(diào)離時要辦交接手續(xù)，以防資料丟失；嚴格檔案借還手續(xù)，借出資料須經(jīng)站領(lǐng)導(dǎo)審核同意、并登記；加強檔案圖片資料的管理。

　　2.人員素質(zhì)方面
　　我站要求每個操作監(jiān)測儀器設(shè)備和技術(shù)人員持證上崗。

　　3.檔案管理
　　(1)我站按計量門類把計量器具和設(shè)備分七大類:即長度、熱學、力學、電磁學、無線電學、聲學、物理化學。采用計算機分類管理、統(tǒng)一編號，做到一機一檔，將儀器的申請批復(fù)、購置合同、驗收合格報告、儀器使用說明書、維修說明書、出廠合格證，使用保養(yǎng)登記本和操作規(guī)程，儀器的履歷本、報廢申請單，計量器具總臺賬、強制檢定計量器具管理目錄，計量器具周期檢定表、計劃表，計量器具溯源圖，檢定證書等資料、憑證存放在檔案盒內(nèi)，檔案盒貼上分類標號，然后存放在檔案柜內(nèi)。

　　(2)對在用儀器、設(shè)備、量具實施“綠、黃、紅”校準狀態(tài)三色標志管理；準備一機一本的“儀器使用登記本”，要求操作人員詳細記錄使用情況、異常情況，以及維護保養(yǎng)等內(nèi)容。

　　(3)檔案管理員詳細記載每臺儀器放置的地點、房間號、保管人等內(nèi)容。長期以來，我站通過加強計量器具和儀器設(shè)備的檔案管理，避免了盲目淘汰與購置，避免了因購進不合格產(chǎn)品給環(huán)境監(jiān)測結(jié)果帶來的不良后果。

　　加強環(huán)境監(jiān)測計量器具和設(shè)備的檔案管理，不僅有利于儀器設(shè)備檔案資料保管的完整性、掌握儀器設(shè)備運行狀況、為儀器設(shè)備維修提供可靠的依測工作的順利進行。