程序文件在質(zhì)量管理體系運行中具有不可忽視的地位和作用，“文件”是指信息及其承載媒體。程序文件控制的目的是防止質(zhì)量體系運行的各個場所使用無效版本的文件，確保與質(zhì)量體系有關(guān)的所有文件處于受控狀態(tài)，以保證質(zhì)量體系的有效運行。程序文件無論以何種形式存在，“文件控制程序”都應(yīng)確保質(zhì)量體系的正確、有效運行。   

　　一、程序文件在質(zhì)量管理體系運行中的作用

　　質(zhì)量管理體系文件是技術(shù)機構(gòu)和企業(yè)計量管理部門的全部活動或選擇的部分活動，但重要的是質(zhì)量管理體系文件的要求和內(nèi)容應(yīng)能適應(yīng)技術(shù)機構(gòu)和企業(yè)所采用的質(zhì)量目標，目的是使每一個技術(shù)機構(gòu)或企業(yè)可以通過制定最少量且必要的文件，以保證其質(zhì)量管理體系得到有效實施和持續(xù)改進。因此，程序文件在質(zhì)量管理體系運行中至關(guān)重要。   

　　二、注重程序文件在質(zhì)量體系運行中的有效性

　　“程序”是為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑。程序可以形成文件，也可以不形成文件，它必須時刻處于受控狀態(tài)。以往計量管理部門對程序文件的管理重視不夠，程序文件有過失控現(xiàn)象，如有的受控文件丟失或處于非受控狀態(tài)等。實踐使我們體會到無論技術(shù)機構(gòu)還是企業(yè)，程序文件在質(zhì)量管理體系運行中確實比較重要，我們要在質(zhì)量體系運行中，結(jié)合質(zhì)量手冊不斷修改、完善和進一步的宣貫，切實加強對程序文件的管理工作。

　　具體做法是:內(nèi)部質(zhì)量體系文件及外來技術(shù)文件均由計量管理部門填寫“受控文件發(fā)放登記”和“文件發(fā)放回收登記表”，對發(fā)放的程序文件由本單位的質(zhì)量負責人批準后，按審批范圍編號、蓋章、登記、發(fā)放，并保證有關(guān)人員在需要的場合都能方便地得到和使用現(xiàn)行有效的版本；發(fā)至本單位內(nèi)部與質(zhì)量有關(guān)的文件均列為受控文件，發(fā)放時加蓋“受控文件”勇并填寫分發(fā)序號作為受控號；對技術(shù)人員外出活動所帶回的應(yīng)受控的各類文件，由當事人到計量管理部門登記、蓋章、受控。根據(jù)質(zhì)量體系運行情況，每年兩次到各科室進行檢查評審，發(fā)現(xiàn)未及時受控登記的，按QP31-2003《不符合工作責罰程序》規(guī)定進行處罰，并定期對作廢文件從所有發(fā)放和使用場所收回，注明作廢標記，這樣才能保證程序文件在質(zhì)量管理體系運行中的有效性。   

　　三、在質(zhì)量管理體系中加強對程序文件的策劃和控制

　　質(zhì)量管理體系運行主要反映在兩個方面:一是技術(shù)機構(gòu)或企業(yè)所有質(zhì)量活動都依據(jù)質(zhì)量策劃的安排以及質(zhì)量管理體系文件要求實施；二是技術(shù)機構(gòu)或企業(yè)所有的質(zhì)量活動都在提供證實，證實質(zhì)量管理體系運行符合要求并得到有效實施和保持。按標準要求程序文件有文件控制、記錄控制、內(nèi)部審核、不合格品的控制、糾正措施、預(yù)防措施等活動，程序文件對質(zhì)量管理體系的真正建立和有效實施至關(guān)重要。各部門、技術(shù)人員，都要清楚質(zhì)量管理體系文件對本部門、本崗位的相互關(guān)系的要求，同時職能部門要加強對所建立的程序文件的有效控制、管理和跟蹤檢查，并通過質(zhì)量管理體系的內(nèi)審和管理評審，不斷完善和改進程序文件，確保程序文件在質(zhì)量管理體系運行中得以有效的實施。

　　總之，程序文件為質(zhì)量管理體系的有效運行提供了依據(jù)和保證，只有加強對程序文件的控制和管理，才能保證質(zhì)量管理體系的有效運行。   

　　鏈接:質(zhì)量體系程序性文件

　　質(zhì)量體系程序性文件是對完成各項質(zhì)量活動的方法作出規(guī)定。每份質(zhì)量體系文件應(yīng)對一個要素或一組關(guān)聯(lián)的要素進行描述。質(zhì)量體系程序性文件是質(zhì)量手冊的支持性文件。

　　為了統(tǒng)一程序性文件的格式、風(fēng)格及做到內(nèi)容上的完整、準確，需要對程序性文件的分類、編寫方法事先加以明確。對各類程序文件內(nèi)容作出要求，對編制修訂的審定、批準的人員資格及其程序作出規(guī)定。

　　程序性文件的描述方式分為:敘述式、流程圖式和混合式。敘述式程序性文件又包含封面、刊頭、正文和刊尾。