質(zhì)量管理八項原則在實驗室中的應(yīng)用系列講座
中國計量科學(xué)研究院 施昌彥 廣東省中山市質(zhì)量計量監(jiān)督檢測所 江迎鴻 江西省計量測試研究院 虞惠霞
質(zhì)量管理原則二:領(lǐng)導(dǎo)作用
“領(lǐng)導(dǎo)者確立組織統(tǒng)一的宗旨和方向。他們應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造并保持使員工能充分參與實現(xiàn)組織目標(biāo)的內(nèi)部環(huán)境?!?/b>
一、質(zhì)量由實驗室的最高管理層決定
戴明(W.Edwards.Deming,世界著名質(zhì)量管理專家,他因?qū)κ澜缳|(zhì)量管理發(fā)展作出的卓越貢獻而享譽全球。作為質(zhì)量管理的先驅(qū),戴明學(xué)說對國際質(zhì)量管理理論和方法始終產(chǎn)生著異常重要的影響。本刊注)一直堅持一個原則,他只愿意和最高管理層有決心改善質(zhì)量的公司攜手。他對通用汽車公司(GM)首席執(zhí)行官和總裁們說:“你不知道質(zhì)量是由最高決策圈決定的嗎?就質(zhì)量而言,你比任何人都有更重要的責(zé)任。如果你不來,一個人也別來。”
只有實驗室決策層承擔(dān)起改進質(zhì)量的責(zé)任,質(zhì)量管理才會有效。改進質(zhì)量的根本是改進管理,建立質(zhì)量價值觀。最高管理層首先要作出回答:是著眼長遠(yuǎn),以質(zhì)量取勝,爭取回頭客,還是以短期的經(jīng)濟收益為單一的奮斗目標(biāo)?是鼓勵團結(jié)合作,推崇統(tǒng)一的價值觀,還是鼓勵內(nèi)部競爭,堅持以財務(wù)數(shù)據(jù)衡量一切?是勇敢地面對變化,冒著失敗與挫折的風(fēng)險去創(chuàng)新,還是回避、拖延、推諉?
誰制定并保持組織的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)?誰可以通過增強員工的質(zhì)量意識、積極性和參與程度,在實驗室中促進質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的實現(xiàn)?誰來確保員工關(guān)注顧客需求?誰來確保實施適宜的過程以滿足顧客和其他相關(guān)方要求并實現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)?誰來確保建立、實施和保持一個有效的質(zhì)量管理體系以實現(xiàn)這些質(zhì)量目標(biāo)?誰來確保獲得必要的資源?誰來定期評審質(zhì)量管理體系?誰來決定改進質(zhì)量管理體系的措施?
以上問題都只有唯一的答案:最高管理者。他確立和協(xié)調(diào)實驗室的宗旨、戰(zhàn)略方向、發(fā)展規(guī)劃和內(nèi)部組織,在質(zhì)量管理體系的建立、實施、維持和改進中起到了關(guān)鍵和主導(dǎo)作用。也許有人認(rèn)為,“實驗室最高管理者可以把質(zhì)量工作全權(quán)委托給質(zhì)量主管。”但是,正如手臂不能取代大腦,沒有人可以替代最高管理者。質(zhì)量低下、管理混亂是質(zhì)量主管的管理不到位,是質(zhì)量管理部門的失職,更是最高管理者的缺位。最高管理層不僅是解決問題的關(guān)鍵,更是造成問題的主因和根本。
二、最高管理者理應(yīng)是質(zhì)量管理的專家
實驗室最高管理者必須有深切的認(rèn)識,如果自己不能以身作則,積極參與質(zhì)量改進,并且深入了解這些過程的運作,那么員工就會把質(zhì)量管理當(dāng)作短暫性的活動,只是為了應(yīng)付考核或評審,從而不會產(chǎn)生任何實際效果。
質(zhì)量管理活動必須在最高管理者的指導(dǎo)和推動下,得到實驗室全體員工的認(rèn)同和參與。最高管理者應(yīng)通過學(xué)習(xí),使自己成為質(zhì)量管理的專家。為使質(zhì)量管理活動真正取得效果,就要求人們改變傳統(tǒng)思維模式、改變思想觀念、改變處世態(tài)度、改變行為方式,而這些改變是不可能一蹴而就的。如果沒有這樣的思想準(zhǔn)備,質(zhì)量管理活動就難以持之以恒地開展下去。如果最高管理者沒有堅定的質(zhì)量信念和遠(yuǎn)見,在遇到困難和問題時也就難以保持清醒的頭腦。
在面臨問題時,不僅質(zhì)量管理部門和質(zhì)量主管要開動腦筋予以解決,最高管理者也要直面問題,協(xié)調(diào)各種關(guān)系,堅定地支持質(zhì)量部門采取糾正或預(yù)防措施,為從根本解決質(zhì)量問題提供必要資源,以持續(xù)促進質(zhì)量改進。繼摩托羅拉公司之后,韋爾奇采用并改進的6σ質(zhì)量管理法使GE登上了贏利的巔峰。
三、管理層各部門之間要有橫向溝通的渠道
實驗室越龐大,部門越復(fù)雜,為了解決問題,越需要管理層諸領(lǐng)導(dǎo)之間充分交流,使實驗室的全體員工、各部門之間進行無障礙的溝通,以創(chuàng)造坦誠交談的氣氛。只有大家心情放松,才能真心地交談。為此,最高管理層內(nèi)部首先要開誠布公。當(dāng)質(zhì)量管理工作涉及幾個部門時,最高管理者要發(fā)揮銜接斷層的職能,施展溝通的技巧,展現(xiàn)協(xié)調(diào)的功能。
實驗室的管理部門具有組織協(xié)調(diào)職能,其工作往往涉及幾個部門,所以不僅要會發(fā)現(xiàn)問題,還要會通過橫向溝通解決問題。部門領(lǐng)導(dǎo)要維系部門和部門的交流,以實驗室的共同目標(biāo)為使命,以團隊的勝利為榮。
四、領(lǐng)導(dǎo)者不僅是單純的管理者
長期以來人們普遍認(rèn)為,管理就是監(jiān)視、監(jiān)管、監(jiān)控,意味著“控制”,意味著“復(fù)雜、瑣碎而不是簡單化”,意味著多得數(shù)不清的文件。管理者的任務(wù)是監(jiān)視部下的工作,他們編制各類圖形、表格,分析各種數(shù)據(jù),而對服務(wù)和顧客知之甚少,他們的成績按財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)來衡量,而不是以是否提高技術(shù)水平、創(chuàng)造最優(yōu)的服務(wù)和是否得到顧客的尊崇為標(biāo)準(zhǔn)。管理層只要確信基層的工作正常運行,就不必接觸基層的員工,也不給基層以決策的機會,而總是在復(fù)雜事務(wù)的細(xì)節(jié)里打轉(zhuǎn)。這一切表面上看,似乎都很正常。實際上,現(xiàn)在人們的認(rèn)識已經(jīng)發(fā)生了很大的變化,作為一個好的管理者,同時也必須是一個領(lǐng)導(dǎo)者。
實驗室管理者告訴你什么可以做,什么不能做,怎么動手,而實驗室領(lǐng)導(dǎo)者則清楚地描繪出實驗室遠(yuǎn)景構(gòu)想來激發(fā)人們的努力。領(lǐng)導(dǎo)與管理的差異就好比思想與行為。管理是有效地把事情做好,領(lǐng)導(dǎo)則是確定所做的事是否正確;管理是在成功的階梯上努力往上爬,領(lǐng)導(dǎo)則指出所爬階梯是否靠在正確的墻上。領(lǐng)導(dǎo)者關(guān)注方向、遠(yuǎn)景、目標(biāo)、意圖、效果,而管理者關(guān)注效率、方式和短期效應(yīng)。
在確定工作進度方面,管理體現(xiàn)為制定計劃、精打細(xì)算,做好準(zhǔn)備和預(yù)算工作,將目標(biāo)、任務(wù)做細(xì)致劃分,建立時間表,然后將任務(wù)斟酌分派,以期取得最佳效果;領(lǐng)導(dǎo)體現(xiàn)為確定目標(biāo),描繪發(fā)展遠(yuǎn)景和方向,注重靈活把握,為可能的變化留出余地。
在確定實驗室員工行為方面,管理體現(xiàn)為組織和調(diào)度,確定完成既定目標(biāo)所需要的人員結(jié)構(gòu),然后調(diào)動得力人員來充實它,明確工作分工和職責(zé)范圍,制定相應(yīng)的規(guī)定、政策來指導(dǎo)和適當(dāng)?shù)丶s束工作人員;領(lǐng)導(dǎo)體現(xiàn)為以身作則,身體力行,力求人人都有明確的努力目標(biāo)和努力方向,獎懲分明。
在實驗室任務(wù)實現(xiàn)過程中,管理體現(xiàn)為控制和解決問題,隨時了解工作過程中出現(xiàn)的問題和困難,采取有效措施予以解決;領(lǐng)導(dǎo)體現(xiàn)在鼓舞士氣,推動工作,關(guān)心下屬,隨時了解他們的想法和需要,鼓勵他們克服各種困難,確保目標(biāo)和任務(wù)順利完成。
在實驗室完成的結(jié)果方面,管理體現(xiàn)為行為的預(yù)見性和條理性,使之產(chǎn)生令人滿意的結(jié)果,諸如顧客希望得到的及時服務(wù)、實驗室股東希望的資金合理使用等;領(lǐng)導(dǎo)體現(xiàn)在通過改善和加強人際關(guān)系,為實驗室的競爭注入新的活力。
在實驗室發(fā)展?jié)u趨緩慢的時候,實驗室越需要領(lǐng)導(dǎo)者來創(chuàng)造增長。在低增長年代,領(lǐng)導(dǎo)者越有挑戰(zhàn)的勇氣,實驗室就越能在逆境中取勝。領(lǐng)導(dǎo)者充滿活力,不斷開發(fā)并實踐構(gòu)想,而最重要的是,他們把思想像野火般散發(fā)出去,照亮整個實驗室。
五、最高管理者是內(nèi)環(huán)境的創(chuàng)造者
實驗室的內(nèi)環(huán)境包括實驗室的組織文化和運行條件。運行條件是維持運行的必要條件,主要是指人員、組織結(jié)構(gòu)、設(shè)備設(shè)施、薪酬、運行機制以及各種內(nèi)部管理制度。領(lǐng)導(dǎo)者不僅是宗旨和方向的指引者,也是實驗室內(nèi)環(huán)境的創(chuàng)造者,他們應(yīng)用自身的力量,為員工注入活力、挖掘創(chuàng)造力,催人奮進,同時控制大局,把握方向。
領(lǐng)導(dǎo)者的價值觀對實驗室文化起著主導(dǎo)作用。為人坦誠、光明磊落的領(lǐng)導(dǎo)者營建的是透明、開放的文化;互相信任的領(lǐng)導(dǎo)者營建的是合作的文化;熱愛學(xué)習(xí)的領(lǐng)導(dǎo)者營建的是學(xué)習(xí)的文化;努力工作的領(lǐng)導(dǎo)者營建的是敬業(yè)的文化;追求卓越的領(lǐng)導(dǎo)者營建的是質(zhì)量至上的文化;敢于嘗試新生事物的領(lǐng)導(dǎo)者營建的是創(chuàng)新的文化。領(lǐng)導(dǎo)的工作能力與價值取向引導(dǎo)實驗室文化,也極大地影響著實驗室未來的發(fā)展。
優(yōu)秀的實驗室領(lǐng)導(dǎo)者創(chuàng)造平等和諧的氣氛,讓員工感到自己處在積極的社會秩序的核心;通過領(lǐng)導(dǎo)活動增強員工的工作意愿,激發(fā)他們工作的積極性、信心,促進他們在工作中學(xué)習(xí)和發(fā)展,促使他們在統(tǒng)一的愿景下密切地合作;通過領(lǐng)導(dǎo)活動使實驗室員工體驗到“家”的感覺,彼此信任,彼此依賴;通過領(lǐng)導(dǎo)活動使員工獲得成就感和滿足感。
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